mail merge

Mail Merge Tinjauan Konseptual

Sebuah mail merge adalah cara untuk mengambil surat yang telah ditulis dan mengirimkannya ke sejumlah besar orang, personalisasi dengan informasi tentang mereka sehingga mereka mungkin berpikir bahwa Anda mengetik surat pribadi untuk mereka. Sebuah penggabungan mail juga dapat menjadi cara yang cepat untuk mengambil daftar alamat mailing orang dan menghasilkan label atau amplop dengan alamat untuk orang yang berbeda pada setiap label atau amplop. Singkatnya, ini adalah cara untuk menjadi pribadi, namun efisien. Ini penting untuk setiap orang atau organisasi yang memiliki banyak klien, mitra, orang tua dan anak, atau orang lain untuk berkomunikasi.

Berikut adalah gambaran konseptual sederhana dari bagaimana sebuah mail merge bekerja dalam aplikasi apapun.

Katakanlah bahwa Anda perlu untuk mengirimkan undangan kepada setiap orang di milis Anda, berterima kasih kepada mereka untuk datang ke suatu acara. Anda pastikan Anda punya data diatur dengan benar dalam database, dan Anda membuat surat yang mengatakan apa yang ingin Anda katakan. Kemudian Anda menampilkan database, Anda menarik beberapa bidang darinya seperti nama, kota, atau informasi apa pun yang spesifik tentang setiap orang yang Anda butuhkan dalam surat itu. Kemudian Anda mencetak surat itu, memilih semua orang atau hanya orang tertentu, dan Anda mendapatkan satu kopi untuk masing-masing.

Jika Anda ingin menggunakan surat itu lagi, Anda hanya membukanya lagi dan cetak lagi, menentukan baik semua orang dalam database, atau hanya yang Anda inginkan.

Untuk menambahkan orang ke database, Anda hanya membuka spreadsheet, atau file teks atau sumber data lainnya dimana data disimpan, dan menambahkan mereka di sana. Dokumen mail merge akan dapat menangkap data baru dan juga semua data lama pada saat Anda mencetak.

Contoh Pilihan lanjutan: Anda juga bisa memilih untuk hanya mencetak salinan untuk orang-orang yang datang ke acara tersebut dan menyumbangkan $ 100 untuk penggalangan dana. Untuk melakukan ini, Anda akan perlu untuk memiliki kolom, field, data-data Anda yang menentukan jumlah donasi mereka. Ketika tiba saatnya untuk mencetak, Anda hanya akan mengurutkan berdasarkan bidang donasi dan mencetak berbagai catatan yang memiliki nilai $ 100 atau lebih.

Tinjauan tentang Langkah-langkah dalam Membuat dan Mencetak mail merge pada OpenOffice.org atau StarOffice

Membuat mail merge tidak cepat pertama kalinya, tetapi sekali Anda punya data sumber Anda mengatur (data, dan file database yang menunjuk ke itu), membuat mail merge dokumen dan membuat dokumen aktual yang Anda kirim ke orang benar-benar cepat dan mudah.

1. Membuat atau menemukan data Anda dan pastikan itu ditetapkan dengan benar. Anda dapat memilikinya dalam spreadsheet, buku alamat, file teks, atau database seperti Access atau mySQL. Setelah Anda melakukan ini sekali, Anda tidak perlu melakukannya lagi.

2. Buat apa yang saya sebut "orang tengah" file, file database yang berfungsi sebagai perantara, antara data dan surat atau dokumen label Anda. Sangat mudah untuk membuat dan perannya adalah untuk hanya membiarkan surat atau label menarik informasi dari data. Seperti data, setelah Anda melakukan ini sekali, Anda tidak perlu melakukannya lagi.

3. Buat dokumen surat atau label atau amplop, pada Writer. Hal ini dapat menjadi dokumen kosong yang Anda mulai mengetik di, dapat template yang Anda membuka dan memodifikasi, dapat label atau amplop Anda membuat label melalui wizard-dokumen Writer.

Setelah Anda melakukan ini sekali, Anda tidak perlu melakukannya lagi. Anda dapat kembali digunakan dokumen hanya membukanya dan mencetaknya. Jika Anda telah mengubah data dalam sumber data (spreadsheet atau database) sejak terakhir kali Anda cetak, Anda akan mendapatkan informasi yang up-to-date terbaru ketika Anda mencetaknya sekarang. Anda tidak perlu melakukan apapun; mail Penulis dokumen merge tahu untuk mencari informasi saat ini.

4. Kemudian Anda mencetak, yang menciptakan dokumen-dokumen merger yang sebenarnya. Outputnya dapat dicetak salinan surat atau label, atau dapat berupa file Penulis yang punya semua dokumen digabung di dalamnya (sehingga Anda dapat menyesuaikannya sebelum Anda mencetak).

Ini adalah langkah-satunya yang harus Anda lakukan lagi setiap kali Anda mail merge: produksi output yang sebenarnya. Anda harus melakukannya lagi untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan informasi terbaru dari sumber data, karena data mungkin telah berubah sejak terakhir kali Anda melakukan mail merge. Atau Anda mungkin ingin mencetak salinan hanya beberapa orang atau catatan dalam sumber data.

Catatan: Artikel ini tidak membahas menggunakan database Basis asli baik untuk data Anda dan Anda "tengah-manusia" file. Ada banyak cara untuk membuat database Basis asli dari awal dan melalui impor. Lihat URL ini untuk membuat database Base oleh pengimpor: http://openoffice.blogs.com/openoffice/2007/12/starting-a-new.html dan yang satu ini untuk menciptakan dari awal:

Jika Anda memiliki database Basis asli, yang adalah sama dengan langkah 1 dan 2.

Cara Membuat atau Double-Periksa Data Anda

Anda mungkin sudah memiliki data sekitar bahwa Anda akan ingin menggunakan. Anda harus yakin bahwa itu diatur dengan benar.

Anda harus memiliki label yang unik, nama, untuk setiap kolom data. Anda akan ingin menempatkan bidang tertentu, seperti bidang Nama Pertama atau kolom Kode Zip, dalam surat Anda menggabungkan dokumen, sehingga Anda perlu untuk dapat menyebutnya dengan nama. Setiap nama harus berbeda, Anda tidak dapat memiliki Nama untuk nama pertama dan Nama lagi untuk nama terakhir.

Juga, nama harus di bagian atas file, tidak sepanjang sisi kiri atau di baris kedua. Baris pertama dari file, apakah itu file spreadsheet atau teks, harus nama field.

Perhatikan bahwa file teks tidak terlihat bahkan. Tidak apa-apa - Anda hanya perlu memiliki satu (dan hanya satu) tab antara setiap kolom. Anda juga bisa memisahkan kolom dengan koma atau titik koma.

Untuk memastikan bahwa data yang dapat digunakan dalam berbagai cara sebanyak mungkin, membuat nama-nama huruf kecil dan tanpa spasi. "Nama Depan" adalah buruk, "Nama depan" adalah lebih baik dan "Nama depan" atau "first_name" yang ideal.

Jika Anda menggunakan buku alamat atau database, itu mungkin diatur dengan benar dalam fungsi, dan Anda tidak akan dapat mengubah nama-nama field.

Berikut adalah hal lain yang perlu diperhatikan. Dalam spreadsheet, nama lembar akan menjadi nama tabel: tabel adalah apa data yang masuk Anda mungkin ingin nama sesuatu lembar yang akan menjelaskan apa isi dari data. Hal yang sama berlaku untuk file teks dan nama file: nama file akan menjadi nama tabel.

Anda dapat memiliki beberapa tabel (lembar atau file) dalam database yang sama. Ini bagus dan mungkin lebih nyaman bagi Anda. Ini spreadsheet di atas, misalnya, memiliki dua lembar, customer_mailinglist dan employee_mailinglist. Akan ada dua tabel dalam database yang sama, sesuai dengan yang lembar. Anda tidak dapat menggunakan dua tabel dalam mail merge sama. Untuk file teks, semua file teks dalam direktori yang sama akan menjadi tabel dalam database. Jika Anda memiliki C: \ data \ customer_mailinglist.txt dan C: \ data \ employee_mailinglist.txt, setiap file akan menjadi tabel dalam database yang sama.

Jika Anda menggunakan file teks untuk data Anda, menaruh semua file teks yang Anda inginkan dalam database yang sama, dalam direktori yang sama. Pastikan bahwa file tersebut satu-satunya hal dalam direktori tersebut, karena semua data yang dapat digunakan dalam direktori tersebut akan dibawa ke dalam database.

Setelah Anda punya data diatur dengan benar, Anda sudah selesai dengan data dan Anda tidak perlu melakukan hal lain kecuali menambahkan data baru bila Anda perlu. Data baru masuk ke dalam file data atau database Anda dan email Anda dokumen gabungan akan dapat menemukannya secara otomatis.

Anda siap untuk langkah 2.

Menciptakan Tengah-Man. Odb Database File Itu Membaca Data yang

OpenOffice.org dan StarOffice ditetapkan dengan file-tengah manusia dalam mail merge untuk membuat proses penggabungan pekerjaan mudah. Anda akan membuat sebuah file kecil, satu untuk setiap spreadsheet atau sumber data. Setelah Anda membuatnya, Anda tidak perlu melakukannya lagi.

1. Pilih File> New> Database. Anda akan melihat jendela ini:

  

2. Pilih jenis data: spreadsheet data, data teks file, jenis tertentu dari buku alamat, atau jenis database yang Anda gunakan seperti Access atau mySQL. Ini sangat penting untuk memilih jenis yang tepat.

 

3. Klik Next.

4. Apa yang Anda lakukan di sini tergantung pada apa yang Anda pilih sebagai jenis data Anda bekerja dengan.

Spreadsheet

Anda akan melihat jendela ini. Klik tombol Browse dan cari spreadsheet yang berisi data Anda. Kemudian klik Next dan lanjutkan ke langkah 5.

File Teks

Anda akan melihat jendela ini. Klik tombol Browse dan cari direktori yang berisi file teks Anda.

Isi seluruh informasi:

Tentukan tipe file yang ingin Anda mengakses: Tetapkan apakah nama file berakhiran txt atau. Csv..

Row Format: Dalam daftar Pemisah Field, menentukan karakter apa yang memisahkan setiap kolom: tab, koma, Tab dll dan koma yang umum. Dalam daftar lain, jika Anda tidak tahu karakter yang digunakan untuk menunjukkan setiap jenis informasi, hanya meninggalkan default seperti.

Kemudian klik Next dan lanjutkan ke langkah 5.

Mengakses

Anda akan melihat jendela ini. Klik tombol Browse dan cari file mdb. Akses yang berisi data Anda. Kemudian klik Next dan lanjutkan ke langkah 5.

Alamat buku

Anda tidak perlu menentukan apa-apa jika Anda memilih untuk mendapatkan data Anda dari buku alamat email Anda, sistem secara otomatis menemukannya. Lanjutkan ke langkah 5.

Database seperti driver mySQL membutuhkan

Anda akan diminta pertanyaan yang berbeda tergantung pada jenis database yang Anda pilih. Misalnya, jika Anda memilih mySQL, Anda akan ditanya apakah Anda ingin menggunakan ODBC atau JDBC untuk melakukan koneksi ke database. Klik Next.

Kemudian tentukan di mana file ODBC atau JDBC driver berada. Informasi akan bervariasi tergantung pada database Anda dan bagaimana Anda menghubungkannya.

Klik Next dan lanjutkan ke langkah 5.

5. Dalam jendela ini, hanya pastikan untuk menjaga opsi untuk registrasi sudah dipilih. Menghapus tanda pilihan untuk membuka database untuk mengedit kecuali jika Anda ingin melihat jendela pengeditan database. (Anda tidak perlu kecuali jika Anda ingin membuat barang terkait-database query atau lainnya, yang kita tidak berbicara tentang belum.)

Klik Finish.

6. Anda akan diminta untuk menyimpan file database. Nama itu sesuatu yang sangat deskriptif, ini adalah nama Anda akan cari ketika Anda menambahkan file database ke email Anda menggabungkan dokumen. Nama bisa sama sebagai sumber data yang Anda mendasarkan pada, atau sama sekali berbeda. File akan berakhir dengan. Odb dan disimpan dalam direktori apapun yang Anda pilih. Tidak harus berada di direktori yang sama dengan data.

7. Anda dapat melihat database Anda dengan menekan F4 saat Anda berada dalam dokumen Writer atau Calc. Klik ikon + di sebelah database yang Anda buat untuk melihat item bernama Pertanyaan dan Tabel. Klik + di sebelah Tabel untuk melihat tabel yang Anda buat, pilih meja untuk melihat data di dalamnya.

Setelah selesai melihat database Anda, tekan F4 lagi untuk menyembunyikan panel.

Anda sudah selesai membuat file database. Anda hanya perlu melakukan ini sekali untuk setiap spreadsheet, database, atau direktori file teks.

Menciptakan Dokumen Mail Merge

Pada langkah ini, Anda membuat dokumen Writer yang berisi field dari database seperti nama depan, nama belakang, dan sebagainya. Jika huruf a, maka Anda juga dimasukkan ke dalam teks surat, setiap grafik atau kop surat, dan sebagainya.

Ikuti langkah-langkah untuk jenis dokumen mail merge Anda ingin membuat: surat, label, atau amplop.

Buat Dokumen Mail Merge: Surat

1. Buka template, jika Anda memiliki satu yang ingin Anda gunakan, atau membuat dokumen Writer baru.

2. Simpan dokumen dengan nama yang sesuai, seperti mailmerge_openenrollment.ods atau mailmerge_parents.odt.

Peringatan: Jangan simpan dalam format Word. Anda harus menyimpannya dalam format OpenOffice.org Writer atau mail merge tidak akan bekerja.

3. Tuliskan teks yang akan pergi ke semua orang, dan rencana di mana Anda ingin ladang. Misalnya, Anda mungkin tahu bahwa Anda akan memiliki blok alamat di bagian atas surat itu, sehingga Anda akan meninggalkan beberapa baris kosong untuk itu. Kemudian Anda akan menulis sesuatu seperti ini, tahu bahwa Anda akan menambahkan nama depan bidang dan years_of_service kemudian:

Yang terhormat,

Ingat bahwa bulan depan adalah membuka pendaftaran untuk manfaat. Karyawan dengan lebih dari lima tahun pengalaman juga berhak untuk cuti, Anda telah bersama kami selama bertahun-tahun jadi harap mendapatkan aplikasi Anda di awal jika Anda berencana untuk diterapkan.

Salam,

Sumber Daya Manusia

Jika Anda melakukan sesuatu yang kompleks dan ini adalah pertama surat Anda merge surat, menulis surat itu benar-benar seperti yang Anda inginkan untuk membaca termasuk data sampel. Gunakan semua teks, termasuk sampel untuk nama depan, nama belakang, dll Hal ini akan membantu Anda menentukan bidang yang Anda butuhkan untuk digunakan, di mana Anda perlu spasi sebelum dan sesudah bidang, dll

Pada contoh berikut, misalnya, jika Anda ingin berkomunikasi ini, Anda harus menggunakan field dari database untuk judul, nama belakang, childs_name, study_area, dan test_score.

Dear Ms Smithson,

Anda anak Jenny adalah suatu sukacita untuk memiliki di dalam kelas. Skor nya pada skor tes nya Studi Sosial Jumat lalu adalah A-.

Salam,

Mr Thomson

4. Setelah Anda memiliki surat yang ditulis dan Anda tahu apa bidang yang Anda butuhkan, Anda dapat menghapus data tertentu seperti "Ms Smithson "dan memasukkan field dari database sebagai gantinya.

Tekan F4. Klik + di sebelah database yang Anda inginkan, kemudian klik + di sebelah Tabel dan + di sebelah meja Anda inginkan.

5. Sekarang hanya tarik bidang Anda inginkan dalam surat itu, ke tempat yang Anda inginkan.

a. Klik dan tahan pada nama field pertama Anda inginkan. Jangan klik pada data, seperti Smithson, klik pada nama dari lapangan, seperti nama belakang.

b. Drag nama field ke dalam surat ke tempat di mana Anda inginkan. Mouse akan memiliki + atached untuk itu seperti yang ditunjukkan.

c. Lepaskan mouse. Lahan akan muncul. Anda tidak akan melihat data belum, Anda akan melihat nama field.

Jika Anda tidak mendapatkannya persis di mana Anda inginkan, hanya memilihnya, memotong dan paste ke tempat di mana Anda inginkan. Cara termudah untuk memilih lapangan adalah untuk klik pada sisi kanan, tahan tombol Shift, kemudian tekan tombol keyboard kiri sekali. Maka itu dipilih dan Anda dapat memotong atau menyalin.

Drag semua bidang lain yang Anda inginkan, dengan cara yang sama. Jika Anda menginginkan sebuah lapangan di surat itu dua kali, Anda dapat menarik dua kali, atau tarik dalam sekali, lalu copy dan paste ke lokasi yang lain.

Bidang harus menampilkan dengan latar belakang abu-abu, seperti yang ditunjukkan. Ini tidak akan dicetak, tetapi hanya membantu Anda melihat teks dari database dan teks yang Anda ketik.

Format dokumen cara apapun yang Anda inginkan. Bidang menanggapi memformat dengan cara yang sama bahwa teks normal yang ada.

Anda sudah selesai membuat dokumen mail merge. Anda hanya perlu melakukan ini sekali. Langkah berikutnya adalah baik mencetak surat ke printer, atau "cetak" ke file Penulis sehingga Anda dapat melihat semua data digabung, dan sehingga Anda dapat menyesuaikan, sebelum mencetak pada kertas. Lanjutkan ke langkah pencetakan.

Buat Dokumen Mail Merge: Label

1. Pada Writer, pilih File> New> Labels.

2. Pada jendela yang muncul, pilih yang sesuai Merek dan Jenis. Anda harus memilih pilihan yang tepat dalam daftar Merek, biasanya Avery Letter atau A4 Avery, atau jenis label yang ingin tidak akan muncul dalam daftar Type.

3. Pilih Database dan Tabel Anda ingin bekerja dengan.

4. Pilih field pertama yang ingin Anda gunakan, seperti nama depan, dalam daftar Lapangan Database. Klik tombol panah di sebelahnya untuk memasukkannya dalam field Teks Label. Ini akan muncul seperti yang ditunjukkan, dengan databasename, maka nama tabel, kemudian nama field.

5. Anda harus ketik spasi, tombol kembali, dan setiap tambahan lain yang Anda inginkan dalam label sendiri. Jadi biasanya Anda akan ingin mengetik spasi setelah lapangan, di daerah Teks Label, kemudian pilih kolom berikutnya, nama belakang, dan klik tombol panah untuk memasukkan itu juga.

Kemudian tekan Kembali, masukkan kolom Address, dan seterusnya sampai selesai.

6. Klik tab Options. Anda hampir selesai, tapi itu ide yang baik untuk menambahkan fitur yang akan membiarkan Anda menyesuaikan label setelah Anda membuat mail merge dokumen itu sendiri. Pilih kotak centang Synchronize Isi. Anda akan melihat bagaimana menggunakannya dalam sekejap.

7. Klik New Document.

8. Anda akan melihat dokumen mail merge label, dengan bidang ditampilkan, bukan data. (Anda akan dapat melihat data dalam pencetakan utama berikutnya, langkah.)

Perhatikan bahwa ada mengambang kecil Sinkronisasi tombol. Anda mungkin tidak perlu untuk menggunakannya. Tapi pertimbangkan hal berikut: Anda mungkin tidak suka dengan format teks, atau Anda mungkin sadar bahwa Anda lupa ketik tanda koma setelah lapangan kota. Ini akan mengambil banyak waktu untuk membuat perbaikan di 30 atau lebih label.

Dengan Sinkronisasi tombol, Anda membuat koreksi sekali saja, dalam label kiri atas, kemudian klik Sinkronisasi dan perubahan akan dibuat dalam semua label.

9. Untuk melakukan perubahan format, melakukannya di sudut kiri atas seperti yang ditunjukkan:

... Lalu klik Sinkronisasi Label dan perubahan akan dibuat dalam semua label.

10. Opsional: Berikut adalah beberapa perubahan lainnya dapat Anda buat. Anda dapat menambahkan seperti grafis sebagai logo. Klik di label pertama dan pilih Insert> Picture> From File. Mengubah ukurannya sehingga cocok di label, kemudian klik kanan padanya dan pilih Bungkus> Bungkus Halaman sehingga teks akan mengalir di sekitarnya. Buat ukuran font teks lebih kecil jika perlu sehingga semua akan cocok bersama dengan logo. Lalu klik Sinkronisasi Label untuk menempatkan logo pada setiap label.

Berikut lain sesuatu, benar-benar opsional, bahwa Anda mungkin ingin mencoba untuk memastikan label Anda jangan memotong saat Anda mencetak pada printer yang sedikit berbeda. Pilih teks di label pertama dan tarik dasar kecil segitiga pada gambar di sebelah kanan untuk memberikan sedikit ruang pada margin kiri.

Lalu klik di sebelah kiri baris pertama dari label, tekan Enter, dan klik di baris kosong dibuat atas nama field. Klik di field Ukuran Font dan sesuatu tipe kecil seperti 4 atau 6, lalu tekan Enter lagi. Anda akan mendapatkan ruang kecil di atas label.

Lalu klik Synchronize Isi untuk membuat perubahan di setiap label.

11. Simpan mail merge dokumen label nama dikenali seperti labels_openenrollment.odt.

Peringatan: Jangan simpan dalam format Word. Anda harus menyimpannya dalam format OpenOffice.org Writer atau mail merge tidak akan bekerja.

Anda sudah selesai membuat dokumen mail merge label. Anda hanya perlu melakukan ini sekali. Langkah berikutnya adalah baik mencetak surat ke printer, atau "cetak" ke file Penulis sehingga Anda dapat melihat semua data digabung, dan sehingga Anda dapat menyesuaikan, sebelum mencetak pada label. Lanjutkan ke langkah pencetakan.

Buat Dokumen Mail Merge: Amplop

Amplop sangat mirip dengan label, Anda hanya perlu menentukan jenis amplop yang Anda gunakan, bukan jenis label. Lihat kembali petunjuk Label untuk detail lebih lanjut tentang menggunakan amplop.

Catatan: Anda juga dapat membuat amplop dengan cara yang sama Anda buat huruf: hanya mengatur halaman dalam ukuran amplop di bawah Format> Page, Halaman tab. Perlu Amplop ukuran halaman 10, mendatar, dengan batas sangat kecil. Anda juga harus indent teks di daerah Untuk mendapatkannya di tempat yang tepat.

1. Pada Writer, pilih Insert Envelope>.

2. Jika Anda ingin mengetik informasi alamat kembali, melakukannya di Dari daerah.

3. Pilih Database dan Tabel ingin Anda gunakan.

4. Pilih field pertama yang ingin Anda gunakan, seperti nama depan, dalam daftar Lapangan Database. Klik tombol panah di sebelahnya untuk memasukkannya dalam field Teks Label. Ini akan muncul seperti yang ditunjukkan, dengan databasename, maka nama tabel, kemudian nama field.

5. Anda harus ketik spasi, tombol kembali, dan setiap tambahan lain yang Anda inginkan dalam label sendiri. Jadi biasanya Anda akan ingin mengetik spasi setelah lapangan, di daerah Teks Label, kemudian pilih kolom berikutnya, nama belakang, dan klik tombol panah untuk memasukkan itu juga.

Kemudian tekan Kembali, masukkan kolom Address, dan seterusnya sampai selesai.

6. Langkah selanjutnya adalah bagian paling penting dari membuat amplop. Klik tab Format dan dalam daftar Ukuran, pilih format amplop tertentu dari daftar. Saya sarankan Amplop 10. Pemilihan ini HARUS sama bahwa printer Anda sudah diatur yang diharapkan ketika Anda mencetak.

Selanjutnya, Anda harus yakin printer Anda juga diatur untuk Amplop 10, atau pilihan yang sama yang Anda buat pada tab Format. Klik tab Printer dan klik Setup seperti yang ditunjukkan.

Sekarang pilih printer anda lalu klik Properties.

Pada jendela yang muncul, yang akan bervariasi tergantung pada printer Anda, Anda perlu menemukan lapangan di mana ukuran kertas yang ditentukan. Pilih apa yang ditentukan dalam tab Format, biasanya Amplop 10. Klik OK, dan OK lagi untuk kembali ke wizard amplop.

7. Pilih opsi yang benar dari orientasi amplop, jika kau tahu itu. Jika Anda tidak, biarkan sebagai default dan jika perlu ulangi langkah-langkah untuk mencoba orientasi yang berbeda.

8. Klik New Dok, tidak Sisipkan.. Yang terbaik untuk menjaga dokumen amplop terpisah dari ukuran letter dokumen karena kebutuhan untuk memiliki printer dibentuk khusus untuk mengharapkan amplop berukuran dokumen.

9. Simpan dokumen dikenali sesuatu seperti 'envelope_openenrollment.odt'.

Peringatan: Jangan simpan dalam format Word. Anda harus menyimpannya dalam format OpenOffice.org Writer atau mail merge tidak akan bekerja.

Anda sudah selesai membuat mail merge dokumen amplop. Anda hanya perlu melakukan ini sekali. Langkah berikutnya adalah baik mencetak surat ke printer, atau "cetak" ke file Penulis sehingga Anda dapat melihat semua data digabung, dan sehingga Anda dapat menyesuaikan, sebelum mencetak pada amplop. Lanjutkan ke langkah pencetakan.

Mencetak Dokumen Mail Merge Anda Membuat Versi Digabung

Catatan: Jika Anda mencetak pada label untuk pertama kalinya pada printer ini, Anda akan perlu bereksperimen beberapa kali sebelum Anda tiba di jalan yang benar untuk memasukkan amplop. Pastikan untuk hanya mencetak satu record pada suatu waktu sampai Anda tahu ini.

1. Dengan dokumen surat Anda, label, atau amplop terbuka, hanya memilih File> Print.

2. Anda akan melihat pesan ini. Klik Ya. (Selalu klik Ya, atau Anda hanya akan berakhir dengan versi cetak tunggal dengan <firstname> dan <lastname> bukan data.

3. Anda akan melihat mail merge jendela cetak. Di sini Anda dapat memilih berapa banyak catatan untuk mencetak, dan bagaimana mencetaknya: untuk printer sekarang atau ke sebuah file sehingga Anda dapat melihat dan mengeditnya sebelum Anda berkomitmen untuk kertas.

4. Pilih apa berbagai catatan untuk mencetak. Yang paling mudah adalah dengan hanya leavel Semua dipilih.

Mencetak Rekor Spesifik

Anda dapat menentukan dengan tepat yang Anda inginkan dengan Ctrl - pilih. Cukup klik pada kotak abu-abu di sebelah kiri catatan pertama yang ingin Anda cetak, kemudian tahan Ctrl dan pilih catatan berikutnya, dan seterusnya. Dalam hal ini Anda ingin Rekaman Terpilih untuk ditandai, seperti yang ditunjukkan.

Mencetak Rentang Consecutive Records

Anda juga dapat menentukan berbagai catatan seperti 1 sampai 5, dengan membuat pilihan yang sesuai dalam Dari bidang.

Sorting Rekaman

Opsional: Anda mungkin ingin untuk secara khusus mencetak surat, label, atau amplop hanya untuk orang yang memenuhi kriteria tertentu, seperti orang hanya dengan lima atau lebih tahun pengalaman. Untuk melakukan itu dalam kasus ini, klik pada nama lapangan untuk years_of_experience, seperti yang ditunjukkan. Kemudian menemukan ikon Urutkan di bagian atas. Ini paling mudah untuk memilah Terbesar dalam hal ini, dengan orang-orang dengan tahun yang paling pengalaman pertama.

Ketika Anda mengklik ikon Sort Descending, Anda mendapatkan hasil yang diurut dalam urutan itu. Dan karena Anda dapat melihat bahwa orang terakhir dengan lima atau lebih tahun pengalaman adalah Rekam 11, Anda dapat memilih untuk mencetak 1-11.

5. Sekarang pilih mana yang ingin Anda cetak.

Mencetak ke Printer

Jika Anda siap untuk mencetak langsung ke printer, biarkan printer dipilih karena secara default dan klik OK. Anda akan melihat jendela cetak normal. Biarkan default seperti, dengan 1 salinan dari setiap dokumen, dan klik OK.

Jika Anda mencetak label, pastikan untuk memberi makan label ke dalam printer. Jika Anda mencetak amplop, klik Properties dan pastikan bahwa printer masih dibentuk untuk mengharapkan amplop 10. Kemudian klik OK dan pakan di amplop.

Mencetak ke File untuk Meninjau atau Menyesuaikan Sebelum Mencetak di Kertas

Untuk mencetak ke file - yaitu, hanya menghasilkan dokumen Writer dengan hasil merger - pilih File dan Save as Single Document. Kemudian klik OK.

Anda akan diminta untuk memberikan nama file. Ini adalah nama dari dokumen merger. Beri nama dan klik Simpan.

Anda akan melihat monitor cetak menghitung melalui catatan.

Sekarang pilih File> Open dan buka file yang baru saja bernama.

Catatan: Bila Anda membuka output dari label bergabung, jangan klik ya ketika Anda melihat pesan ini. Klik No Jika anda klik Ya sengaja, hanya menutupnya tanpa menyimpan, dan membuka kembali itu, mengklik Tidak kali ini.

Anda akan melihat hasil merger.

Berikut ini salah satu contoh surat merger:

Dan merger label:

Pada titik ini Anda dapat melihat dokumen dan bukti itu, membuat perubahan yang Anda inginkan, dan simpan. Kemudian untuk mencetaknya, hanya mencetak seperti dokumen normal, karena ini sudah digabung dengan data dari database.

Membuat Perubahan

Jika Anda perlu membuat perubahan ke dokumen, seperti menambah ruang di sekitar lapangan, menambahkan bidang, atau menambahkan teks, kembali saja ke mail merge dokumen itu sendiri dan melakukan perubahan itu. Kemudian ulangi langkah-langkah untuk mencetak di bagian Percetakan.

Contoh hasil Mail Merge yang telah jadi adalah seperti dibawah ini: